Implementación Paso a Paso

A continuación mostraremos la implementación de SoftFlot de una manera sencilla; si desea consultar más información, haga clic en los enlaces para una descripción más completa sobre el módulo o concepto mencionado.

1 .- Instalación del SoftFlot.

Antes que nada, gracias por comprar SoftFlot como su Software para administrador de Flotillas; comenzaremos con la Instalación del SoftFlot, para ello debemos verificar en Requisitos Generales que nuestro equipo cuente con las características necesarias para utilizar la versión de SoftFlot que adquirió que pueden ser estas.

- Instalación Monousuario

- Instalación Multiusuario (Red),

- Instalación de Estación Remota posterior a la instalación de Red con una base de datos SQL y el haber ingresado la clave de activación de estas licencias de la misma manera que un Complemento.

[Las licencias de Estación Remota se cotizan de manera adicional].

2 .- Definir Parámetros generales.

Una vez instalado el SoftFlot debemos Definir la Base de Datos a Utilizar, ya sea Access la cual es el motor de base de datos predefinida o SQL por medio de un software adicional.

El equipo de InteraSystem no realiza instalaciones o configuraciones sobre ningún Servidor de SQL debido a que es un

software de terceros por tanto es responsabilidad del usuario; en cambio podemos darle indicaciones de los requerimientos para usar esta base de datos con SoftFlot.

Posterior a eso, en la Estación de trabajo nos muestra 3 iconos con los cuales podemos Iniciar el programa y en la primera ejecución nos muestra como primer ventana la de Información de la Empresa en la cual Ingresaremos la información Fiscal de la Empresa u Organización como: R.F.C., Razón Social, Dirección, Contacto, etc.

Se recomienda realizar todas las configuraciones necesarias antes de comenzar la implementación del SoftFlot en Opciones de Configuración como Seguridad y Generales de modo que adaptemos el SoftFlot a nuestra operación.

3 .- Creación de localizaciones, (opcional).

SoftFlot permite dividir la información a través de Localizaciones (Oficinas) y Regiones (Conjunto de Localizaciones), de manera que al crear un Usuario, podemos limitar la información que puede manipular. Para crear estas localizaciones, debemos de ir al módulo Localización Vehículos en donde crearemos estas Localizaciones y Regiones. Para asociar la información a una localización, debemos de ir a sus respectivos catálogos y hacer dicha modificación.

Los vehículos se asocian desde el módulo Localización Vehículos y no desde su Catálogo.

4 .- Generación de Usuarios.

SoftFlot nos permite crear varios usuarios a los cuales podemos limitar los accesos a ciertos módulos e incluso ciertas operaciones por ejemplo; podemos dar de alta registros y modificar, pero no podemos eliminar o generar reportes. Podemos limitar a los usuarios por localización o región, de esta manera solo podrán observar y modificar la información que pertenezca a dicha localización.

Los Usuarios que podemos crear son los siguientes:

- Usuarios Administradores.

- Usuarios SoftFlot.

- Usuarios ToolWeb, (si cuenta con el complemento)

Estos los puede generar a través del Administrador de Usuarios el cual podemos abrirlo haciendo clic en el botón que se encuentra en la Barra de Herramientas, o desde el Menú Herramientas.

5 .- Generar Catálogo de Auxiliares y Centros de Costos.

Este punto es crítico ya que de aquí depende el correcto funcionamiento del SoftFlot. Los Auxiliares, además de ahorrar tiempo al ingresar información, nos permiten asociar grupos, definir el uso e incluso especificaciones de equipos, vehículos, empleados, etc: por ejemplo;

Al dar de alta un vehículo, por medio de los Auxiliares podemos definir: Marca, Modelo, Tipo de vehículo, Tipo de Medidor, Tipo de Combustible, Departamento, Flotilla, etc. De esta manera podemos consultar la información filtrando por alguno de estos conceptos e incluso estos auxiliares son utilizados en otros módulos de SoftFlot para definir funciones.

Podemos agregar los auxiliares y centros de costos de dos maneras, la primera sería directamente en el módulo Auxiliares; y la otra es al momento de realizar un registro en cualquier módulo, por ejemplo en el Catálogo de Vehículos como se muestra en la imagen al hacer clic en el botón o modificando un registro con el botón .

Se recomienda que se generen estos Auxiliares y Centros de Costos al momento de hacer los registros de los vehículos, empleados, etc. De esta manera poder generarlos adecuadamente y asociarlos al mismo tiempo.

6 .- Ingresar Catálogo de Vehículos, Equipos especiales y Empleados.

Uno de las primeros procesos que debemos realizar es la generación de los catálogos de SoftFlot, comenzaremos con los principales que son:

- Vehículos.

- Equipos especiales.

- Empleados.

Para ingresar la información, podemos realizarlo de manera manual o por medio de un Script o Guión para hacerlo de manera masiva; puede solicitar este guión a Soporte Técnico generando un Ticket haciendo clic en el botón ubicado en la Barra de Herramientas la cual abre esta ventana, y posteriormente cargar este guión desde el Administrador de Guiones. De igual manera puede solicitar otro tipo de asistencia definidos en la sección Soporte a Usuarios.

No toda la información puede ser agregada mediante guiones ya que algunas dependen de la existencia de información en otros módulos de SoftFlot, pero si es posible dar de alta Auxiliares mediante esta.

Al ingresar la información de sus vehículos y equipos especiales. debe de tener cuidado al ingresar la información de su medidor (Lectura, Fecha de Lectura), ya que si estos no son los correctos deberá de modificar esta información en el Administrador de Lecturas haciendo clic en el botón ubicado también en la Barra de Herramientas, y verificar que el número de Placa sea el correcto, ya que este se modifica en Placas dentro del grupo Gestoría.

En el caso de los Empleados, usted puede modificar la información sin ningún problema ya que no tiene restricción alguna.

7 .- Ingresar Catálogos de Clientes y Proveedores.

Ahora registraremos el Catálogo de Proveedores Externos, Clientes y Socios; de esta manera podemos Gestionar Viajes a nuestros clientes o definir los socios propietarios de nuestros vehículos entre otras cosas.

Los Proveedores Externos, son aquellos que nos brindan diferentes servicios por ejemplo de:

- Cargas de Combustible.

- Solicitud de Repuestos.

- Taller de Mantenimiento.

Y podemos definir que tipo de servicio nos brindará este proveedor y si es un proveedor global o solo a una localización. Esto es necesario para realizar ciertas operaciones del SoftFlot.

8 .- Mantenimiento.

Para implementar esta función de SoftFlot, primero debemos de crear todas y cada una de las Tareas de Mantenimiento para todos los tipos de vehículos y equipos que usted maneje (Automóviles, Camionetas, Dollys, Plancha Industrial, etc.)

Estas tareas pueden tener los siguientes tipos de programación:

- Por Frecuencia de Valor del medidor. (lectura).

- Por Frecuencia de Periodo de fecha.

- Por Programación Libre, (cuando sea necesaria).

- Por Periodo de Fecha y Valor de Medidor.

Y estas, a su vez, deben de crearse en base al tipo de medidor que utilice (Odómetro, Hubodómetro, Horómetro, No utiliza).

Si usted tiene una misma tarea para dos o más tipos de vehículos pero con diferente programación, debe de crear estas tareas para cada uno por ejemplo: Cambio de Aceite Camioneta cada 5000 Km y Cambio de Aceite Tactocamión cada 1000 Km.

Al terminar de crear estas tareas, debemos crear Paquetes de Tareas; estos paquetes deben crearse en base al tipo de vehículo de manera general, por ejemplo:

- Paquete de Automóviles.

- Paquete de Camionetas.

- Paquete de Camioneta 3 1/2 toneladas.

- Paquete de Tractocamiones

Deben de agregarse todas las tareas de mantenimiento que el vehículo necesite por paquete y no un paquete por ciertas tareas ya que solo se puede asignar un paquete por vehículo. Por último, debemos de Asociar Paquetes de mantenimiento a los vehículos en base al tipo de paquete.

Y por último, en Asociación de Paquetes, debemos de registrar los Mantenimientos Iniciales de manera que el mismo SoftFlot nos indique ¿cuáles son las tareas de mantenimiento pendientes por realizar?

9 .- Trámites de Gestoría.

Además de los mantenimientos, por medio de SoftFlot podemos llevar todos nuestros Trámites de Gestoría como lo son: Cambio de placas, Pago de tenencia, Multas, Permisos (carga, descarga, carga voluminosa, gas), etc. Estos trámites podemos darlos de alta en Paquete de trámites y aquí mismo asociarlos a los vehículos correspondientes.

Al igual que en los Paquetes de Tareas, estos Paquetes de Trámites deben de contener todos los necesarios para el tipo de vehículo ya que solo se puede asignar un paquete a cada vehículo.

Podemos llevar también el control de Pago de Trámites y también nos muestra la próxima fecha de pago si estos trámites son mensuales, bimestrales, anuales, etc; o de un único pago. Y es en Gestoría donde podemos hacer el cambio de placas y no directamente en el Catálogo de Vehículos.

10 .- Cuentas de Consolidación 

Al final, debemos de crear Grupos y Cuentas de Consolidación para cada tipo de movimiento que deseamos directamente en el Catálogo de Auxiliares o en el Administrador de cuentas de Consolidadoras. Estas cuentas se asocian en esta ventana:

En donde cada descripción es un concepto generado en Auxiliares, por ejemplo: los auxiliares de un vehículo pueden ser Tipo de combustible, Tipo de vehículo; e incluso podemos asociar estas cuentas a las tareas de mantenimiento y fallas reportadas. De esta manera podemos llevar un control de gasto por concepto o grupo en el módulo de Costos.